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2019-07-21 15:45

如何使用内置设计设置快速格式化Office文档

我们大多数人在文档完成之前至少花一点时间格式化文档。它可能需要一些时间,并且每个新文档的操作都很繁琐,特别是如果您使用相同的格式集。创建和应用模板是一种可能性,但用户发现它们有点难以应用,除非他们接受了足够的培训。作为模板的替代方法,您可以创建自定义主题或样式集。只需单击即可格式化新文档。没有比这更简单的了。在本文中,我将向您展示如何使用内置设计设置快速格式化整个文档。虽然本文主要关注Word,但您也可以在Excel和PowerPoint中应用和自定义主题。

了解更多信息: Office 365 Consumer定价和功能

我在Windows 10 64系统上使用Office 365,但大多数功能都适用于早期(功能区)版本。您可以使用自己的文档或下载演示文件.docx文件以进行跟进。本文不适用于在线版本。

什么已经在工作

通过单击文档中的任意位置,您可以了解正在使用的样式。图A显示段落文本使用Normal设置样式(不要将默认的Normal样式与同名的默认模板混淆)。现在,单击“设计”选项卡,然后查看“文档格式”缩略图。正如你可以看到如图B,默认的主题是在最左侧。主题包含整个文档的格式,而不仅仅是字体或段落。

图A.

wordquickdesign-A.JPG

即使您不知道,样式和主题也在起作用。

图B.

wordquickdesign-B.JPG

Word分配默认主题。

要查看主题如何工作,请选择其他主题。例如,图C显示了选择Centered主题的结果 - 这样做变化很大,并且比修改游戏中的所有样式花费的努力要少得多。只需单击一下,您就可以更改标题和行间距选项。当您将鼠标悬停在缩略图上时,实时预览将更新文档,从而可以轻松快速选择文档。此外,还有更多可用主题:单击主题下拉列表,然后从下拉列表中选择一个主题。

图C.

wordquickdesign-C.JPG

使用主题 快速单击即可重新设置整个文档的样式。

应用主题后,您可以使用同一组中的颜色,字体和段落间距选项进行更改,如图D所示。这些变化产生了巨大的影响,但您只需要付出一点努力。仍然选中居中缩略图,并在显示中包含修改。

图D.

wordquickdesign-D.JPG

通过几次额外点击,我们定制了一个内置主题。

设为默认

只需点击几下,我们就完全改变了文档的外观和风格。您可以继续采用此路线,应用内置主题,然后更改颜色,字体和行间距。如果这些更改表示您希望将来应用于大多数所有新文档的样式,则应将其设置为默认值。为此,只需单击“文档格式”组中的“设为默认值”选项。这会将自定义主题格式应用于所有新文档。这比创建和应用模板容易得多,但这样做可能有点激烈,所以还有另一种选择:样式集。

自定义样式集

如果您计划经常使用自定义主题但不经常将其设置为默认主题,则可以创建样式集 - 这允许您保存包含您所做的所有更改的新主题。然后,您只需单击一下即可应用它,而不是选择主题并自定义它。让我们基于我们之前创建的自定义主题创建自定义样式集。

单击主题库的“更多”按钮,然后选择“另存为新样式集”(图E)。

在结果对话框中,为新样式集输入名称Centered Plus,然后单击“确定”。

图E.

wordquickdesign-e.jpg

将自定义主题另存为新样式集。

此时,预定义的居中主题仍然完好无损,您可以应用新的“主题”来获取居中的所有属性,以及修改后的颜色,字体和行间距设置。为此,请从图库中选择Centered Plus(图F)。

图F.

保存修改后的主题

在最后一节,您创建了一个新的风格设定,或主题的基础上,以预定义的主题为中心所做的修改。您现在有两个中心主题:原始居中和您命名为Centered Plus的修改后的主题。您可以将修改保存到Centered,而不是像我们刚刚那样创建基于Centered的主题,但我不建议您这样做,因为Centered(开箱即用)将丢失给您 - 但是,为了全面,您应该知道你可以。为此,请从“主题”下拉列表中选择“保存当前主题”。在结果对话框中,单击“保存”而不更改主题的名称(我不建议这样做)。如果您更改主题的名称,自定义主题将列在主题下拉列表中的自定义主题列表中。

省时间

自定义主题比从头开始使用每个文档更有意义,而且比创建和实现模板更容易。找到一个接近你想要的主题,修改你必须的一些东西,然后应用自定义样式集或主题。您可以创建多个自定义样式集以满足您的需求。

如果您使用自定义样式集,请在评论部分分享您的一些提示,以帮助其他读者。

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